Юрлицо заказывает мерч так: договор поставки по нашему шаблону или по вашей форме, счёт после утверждения коммерческого предложения и макета, оплата с расчётного счёта, по факту отгрузки УПД или счёт-фактура с актом, оригиналы на бумаге с заказом или через ЭДО. Работаем с НДС и без, в зависимости от того, что удобнее вашей бухгалтерии. Ниже порядок по шагам, что в каких документах и ответы на вопросы, которые задаёт бухгалтерия.
Порядок работы по шагам
- Заявка: что, сколько, к какому сроку, логотип. Менеджер присылает коммерческое предложение с ценами, сроками и условиями.
- Договор. Для разового заказа договор поставки, для постоянных клиентов рамочный договор со спецификациями на каждый заказ. Шаблон наш или ваш, правки согласуем.
- Макет. Технолог делает визуализацию на изделии, вы подписываете бланк утверждения макета. Это защита обеих сторон: печатаем ровно то, что утверждено.
- Счёт и оплата. Счёт выставляется после утверждения макета. Стандартное условие для новых клиентов: предоплата, остаток по готовности. Для постоянных клиентов и бюджетных организаций условия оплаты по договору или контракту.
- Производство и отгрузка. Срок считается с момента оплаты и утверждения макета.
- Закрывающие документы. УПД или счёт-фактура с актом, акт сверки по запросу. Оригиналы в коробке с заказом, курьером или через ЭДО.
Какие документы вы получите
| Документ | Когда | Зачем бухгалтерии |
|---|---|---|
| Коммерческое предложение | до договора | обоснование цены, для бюджетных организаций НМЦК |
| Договор поставки или рамочный договор | до оплаты | основание платежа |
| Спецификация | к каждому заказу по рамочному договору | состав, цены, сроки |
| Бланк утверждения макета | до производства | фиксирует дизайн, защищает от споров |
| Счёт | после утверждения | оплата |
| УПД или счёт-фактура с актом | при отгрузке | принятие к учёту, вычет НДС |
| Акт сверки | по запросу, обычно раз в квартал | сверка расчётов |
| Сертификаты соответствия | по запросу | на текстиль, детскую продукцию, электронику |
НДС: с ним или без
AEPRINT может работать на общей системе с НДС 22 % и на упрощённой без НДС. Компании на ОСНО выгоднее счёт с НДС: 22 % принимаются к вычету. Компании на УСН и ИП часто удобнее без НДС, цена для них ниже на ту же величину. Какой вариант нужен, скажите при запросе КП, цены в каталоге указаны с НДС.
Как мерч проводят в учёте
Это вопрос вашей бухгалтерии, но типовые варианты такие. Мерч для раздачи неопределённому кругу лиц на выставке обычно относят к рекламным расходам, они нормируются 1 % от выручки для сувенирки. Подарки сотрудникам проходят через расходы на оплату труда или за счёт прибыли, в зависимости от политики компании. Подарки партнёрам на переговорах некоторые относят к представительским расходам, но налоговая и суды спорят, считать ли сувенир с логотипом рекламой. Форма для сотрудников со спецодеждой учитывается как спецодежда. Для каждого варианта нужны разные подтверждающие документы: приказ о проведении акции, ведомость выдачи, акт списания. Мы даём первичку, формулировки в назначении платежа и в спецификации подстраиваем под ваш вариант учёта.
Цифры, которые спрашивает бухгалтерия
| Вопрос | Норма | Откуда |
|---|---|---|
| Ставка НДС | 22 % с 1 января 2026 года | ст. 164 НК РФ |
| Лимит расходов на рекламные сувениры и призы | не более 1 % выручки за период | п. 4 ст. 264 НК РФ |
| НДС при раздаче рекламных материалов | не начисляется, если цена единицы не выше 100 ₽ | пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ |
| НДФЛ с подарков сотрудникам | не облагается до 4 000 ₽ на человека в год | п. 28 ст. 217 НК РФ |
| Обоснование цены в госзакупке | обычно не менее 3 коммерческих предложений | ст. 22 44-ФЗ, метод сопоставимых цен |
| Цены в AEPRINT | с НДС, по договору | наши условия |
Нормы приведены на момент публикации. Как именно провести конкретную партию мерча, решает ваша бухгалтерия: мы подстроим под это формулировки в спецификации и документах.
Бюджетным организациям
Готовим коммерческое предложение для обоснования начальной цены, участвуем в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, работаем по контракту заказчика, предоставляем полный комплект закрывающих документов в оригинале. Коды ОКПД 2 для разных видов продукции разобраны в статье об ОКПД для сувенирной продукции.
ЭДО
Обмениваемся документами через операторов ЭДО. Если вы работаете через другого оператора, настраиваем роуминг. Бумажные оригиналы при этом тоже можем отправить, если ваша учётная политика их требует.
Что ускоряет сделку
- Карточка предприятия в первом письме: реквизиты, система налогообложения, контакт бухгалтера.
- Ваш шаблон договора сразу, если он обязателен. Согласование занимает 1-2 дня вместо недели переписки.
- Решение по НДС до выставления счёта.
- Один ответственный за утверждение макета с правом подписи.
Смотрите также: ОКПД 2 для сувенирной продукции, мерч для компании под задачу, способы оплаты, реквизиты.
Частые вопросы
Работаете ли с НДС?
Да, с НДС 22 % и без НДС, в зависимости от того, что нужно вашей бухгалтерии. Укажите при запросе.
Можно ли по нашему договору?
Да, согласуем правки и работаем по вашей форме.
Какие закрывающие документы даёте?
УПД или счёт-фактуру с актом, акт сверки по запросу, сертификаты на продукцию. Оригиналы на бумаге или через ЭДО.
Есть ли отсрочка платежа?
Для новых клиентов стандартно предоплата. Для постоянных клиентов и по контрактам с бюджетными организациями условия оплаты по договору.
Работаете ли с ИП?
Да, договор и счёт на ИП, оплата с расчётного счёта, УПД или акт для отчётности.
Как заказать в AEPRINT
- Пришлите логотип в любом виде, количество и срок, к которому нужен тираж.
- Технолог подберёт изделие и способ нанесения, менеджер пришлёт расчёт с ценами и сроками.
- Вы утверждаете макет на бланке утверждения. Только после подписи заказ уходит в производство.
- Готовый тираж забираете в Екатеринбурге или получаете доставкой по России.
Производим на собственной площадке 1 000 м² в Екатеринбурге, с 2009 года. Среди клиентов: Роснефть, Банк России, ЕВРАЗ, Росатом. Работаем с НДС, по договору, с полным пакетом закрывающих документов. Телефон 8 (800) 707-57-06, почта info@aeprint.ru.
